Quando uno studio diventa ambulatorio: cosa cambia davvero per il medico

Non per tutti gli studi medici è necessario trasformarsi in ambulatorio o poliambulatorio: molto dipende dal tipo di attività svolta e dal livello di organizzazione. Quando però si decide di ampliare servizi e professionisti coinvolti, è fondamentale capire cosa cambia a livello gestionale e normativo.

Studio o ambulatorio: le differenze

Spesso i termini ambulatorio e studio medico possono essere percepiti come sinonimi, ma in realtà si tratta di due attività giuridico-organizzative diverse. Le differenze hanno anche aspetti burocratici separati: autorizzazioni, requisiti di legge, responsabilità ed organizzazione del personale e con i pazienti.

Nella maggior parte dei casi lo studio medico privato è una struttura di piccole dimensioni, dove il professionista sanitario opera in autonomia, con un numero limitato di collaboratori. In questo caso prevale l’opera intellettuale del singolo medico.

L’ambulatorio invece è una struttura sanitaria più ampia, che può offrire prestazioni diversificate, accogliere un maggior numero di professionisti ed è soprattutto soggetta a regolamentazioni specifiche. Viene considerato una struttura organizzata, dove il fattore "impresa" (macchinari, personale, complessità gestionale) prevale o si affianca all'opera del singolo.

Requisiti strutturali e normativi

Per poter aprire uno studio medico può bastare una comunicazione di inizio attività (o una Segnalazione Certificata di Inizio Attività - SCIA), mentre gli ambulatori entrano nel regno dell'Autorizzazione Sanitaria, dovendo rispettare specifici requisiti edilizi ed igienico-sanitari.

• Requisiti strutturali
  Metrature minime, abbattimento totale delle barriere architettoniche (Legge 13/89), impianti a norma con verifiche periodiche stringenti. Deve essere dotato di spazi adeguati per accogliere i pazienti e gestire attesa e visite.

• Sicurezza sul lavoro
  L'applicazione del D.Lgs 81/08 diventa molto più rigorosa, includendo la redazione del DVR (Documento Valutazione Rischi) e la sorveglianza sanitaria per i dipendenti. La sicurezza antincendio diventa un aspetto obbligatorio e valutato dalle autorità competenti.
• Gestione del rischio
  In un ambulatorio, la complessità delle procedure (spesso di tipo chirurgico o invasivo, seppur ambulatoriale) richiede standard di sicurezza elevati. Un corretto smaltimento dei rifiuti diventa fondamentale, soprattutto in caso di gestione di rifiuti sanitari pericolosi a rischio infettivo.
• Privacy e GDPR
  Non si gestiscono più solo "schede pazienti", ma flussi di dati che coinvolgono personale amministrativo, infermieri e altri consulenti. La protezione dei dati deve essere strutturale (Privacy by Design) e vanno implementati software di gestione appuntamenti e cartelle cliniche e appositi sistemi per la fatturazione elettronica.

L'aspetto fiscale

Il passaggio ad ambulatorio spesso coincide con la creazione di una società (SRL o STP). Questo comporta:

1. Una contabilità più complessa.
2. La gestione dell'IVA (ove applicabile su prestazioni non strettamente cliniche).
3. Una diversa gestione della responsabilità civile, che si sposta dal singolo alla struttura (con polizze assicurative ad hoc) perché il rischio aumenta con le attività erogate.

Se l’ambulatorio è una società, decade la figura del "titolare" e compare quella del Direttore Sanitario, responsabile della qualità dei servizi e della deontologia all'interno della struttura.

Organizzazione del lavoro e del personale

In uno studio medico tradizionale, l’attività ruota quasi sempre attorno a un unico professionista, con una gestione snella e spesso informale di appuntamenti e flussi di lavoro.

Negli ambulatori e poliambulatori invece possono operare più professionisti contemporaneamente, anche di discipline diverse (ad esempio specialisti, fisioterapisti, infermieri), ciascuno con esigenze operative specifiche e responsabilità definite. Questo implica il coordinamento di agende multiple, la gestione condivisa degli spazi e delle attrezzature, oltre alla definizione chiara di ruoli e competenze.

Dal punto di vista contrattuale, possono essere presenti collaboratori con partita IVA oppure personale dipendente: in entrambi i casi entrano in gioco aspetti amministrativi, previdenziali e assicurativi che richiedono una gestione strutturata.

Anche l’accoglienza dei pazienti diventa parte integrante dell’organizzazione: front office, gestione delle prenotazioni, tempi di attesa, flussi tra sala d’attesa e ambulatori devono essere pianificati con attenzione. L’ambulatorio, di fatto, funziona come una piccola realtà aziendale sanitaria, dove la qualità clinica deve integrarsi con efficienza organizzativa.